Las auditorías como aliadas de una organización

Las auditorías muchas veces son vistas como una situación de tensión para los equipos de trabajo, pero la realidad es que las mismas permiten que la organización crezca a través de un aprendizaje constructivo, para poder así, fortalecer su sistema de gestión.

Es importante que, tanto los líderes de cada proceso como el coordinador de SGC, puedan transmitir la esencia real del proceso de auditoría. De esta manera podría evitarse que los nervios en los auditados hagan estragos en sus respuestas o bien al preparar la auditoría solo se enfoquen en lo que el auditor puede ver y no en hacer las cosas de manera correcta.

La mejor manera de preparar una auditoría es teniendo una cultura de trabajo que sostenga un proceso eficiente donde todas las partes hacen las cosas de acuerdo a lo que indican los procedimientos e instructivos del sector, alineado a los requisitos que establecen las normas.

La propuesta es tomar cada hallazgo como una posibilidad de mejora, y en el caso de auditorías internas, prepararse de mejor manera para la auditoría externa o certificación.

Es importante que todos los integrantes de la organización puedan entender las auditorías de esta manera, comprendiendo los siguientes puntos claves:

• La auditoría evalúa el sistema y no a las personas. Es decir que ningún hallazgo debe ser directamente adjudicado a una persona, sino que se busca ver un poco más allá y entender en qué punto el sistema no funcionó dando origen al desvío hallado.

• Para abordar la auditoría con tranquilidad el auditado debe tener preparada la documentación.  El formato puede ser en papel o electrónico, lo importante es poder evidenciar que se tiene el medio indicado para mostrar la información (documentación con archivos físicos al alcance y/o documentos escaneados, etc.).

• El auditor no es el enemigo. Es importante entender que los auditores cumplen un rol, siendo uno de los aspectos más desafiantes la neutralidad frente a los involucrados en el proceso de auditoría. No deben ser condescendientes por ningún motivo, y en el caso de encontrar evidencia suficiente para levantar una No Conformidad deben hacerlo de manera objetiva. Recordar que, simplemente, el auditor intenta aplicar un mejor criterio sobre aquellos aspectos que permitan al sistema de gestión ser más robusto.

• Mentalidad de mejora continua. Este es un ejercicio que puede traer muchos beneficios a la hora de preparar una auditoría. Desde los altos mandos de las organizaciones se debe estimular la mentalidad de mejora continua. Hay muchos programas que abordan mejoras para cada sector involucrando a los colaboradores que son parte del proceso. Esto permite tener una visión mucho más amplia de los detalles del proceso desde la mirada de quienes integran los procesos, generando a la vez entusiasmo y gran participación por parte de los empleados que se sienten desafiados. Esta es una herramienta muy eficiente para llegar bien preparados a las auditorías.

• Habitualmente el Coordinador del Sistema de Gestión de la organización acompaña al auditor durante los recorridos en las áreas y en las entrevistas con los auditados, pero es importante tener en cuenta que el auditor dirige sus preguntas con los líderes de proceso. En caso de que el coordinador responda las preguntas, el auditor podría pedirle que se abstenga para poder evaluar los conocimientos de los auditados.

• Riesgos
  
• Acciones Correctivas
• Mejora Continua
• Indicadores
• Partes interesadas
• Política de Calidad
• Acceso a los procedimientos

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