¿Cómo certificar un Sistema de Gestión en tiempos de pandemia?

Las formas de trabajo han mutado en el mundo entero como producto de las condiciones que impuso la pandemia, así como también la nueva normalidad, en la que utilizamos tapabocas para salir de nuestras casas, hasta las formas de saludar y de estar en contacto con nuestros compañeros de trabajo a través del home office.

El mundo de las Auditorías de Certificación de ninguna manera ha sido una excepción a esta regla, por lo que los Entes de Certificación hemos adaptado la modalidad de Auditorías Remotas, es decir, a través de alguna aplicación como WEBEX, Zoom, Skype, GoToMeeting, y así poder seguir llevando a cabo las auditorias de certificación en los tiempos que se requieren, acompañando a las organizaciones en el esfuerzo de mantener activos sus Sistemas de Gestión.

Los cambios generan incertidumbre, resistencia, miedos, sin embargo, para TÜV NORD Argentina, este cambio no generó tal impacto, ya que, desde hace más de dos años, el sistema de Auditorías Remotas, había sido implementado para las auditorías de Fase 1, en la que el auditor puede realizar la revisión de la documentación sin estar necesariamente en el sitio del cliente.

Para muchos de nuestros clientes, esta “nueva modalidad” fue una novedad. Si bien es cierto que no todos los estándares pueden ser auditados bajo el concepto de Auditorías Remotas, el objetivo de este artículo es compartir la experiencia personal como Auditora, desde este valioso ejercicio, que no sólo tiene beneficios para las organizaciones, sino también para el medioambiente y transmitir tranquilidad para quienes aún no han pasado por este proceso.

En TÜV NORD Argentina, recopilamos las preguntas más frecuentes a cerca de esta modalidad y las voy a compartir algunas a continuación:

 ¿Qué organizaciones pueden recibir Auditorías Remotas?

En esencia, todas las Organizaciones certificadas bajo un Sistema de Gestión ISO pueden recibir auditorias remotas. La incertidumbre radica en el porcentaje de la carga total de auditoria, que puede ser realizado en esta modalidad.

Dependiendo el rubro y la norma aplicable, podrá conseguirse cubrir hasta el 100% de la carga de auditoria mediante herramientas de Auditorias Remotas. En otros casos, solamente un pequeño porcentaje, alrededor del 30%, es posible que sea cubierto de manera remota.

¿Cuáles son los beneficios que tienen las organizaciones a la hora de llevar a cabo una Auditoría Remota?

-Protección a la salud. Las auditorías virtuales pueden llevarse a cabo desde la ubicación que estén todos los responsables de proceso presentes, tal como el Home Office. No es necesario que estén todos presentes en un solo sitio, por lo cual se preservan las medidas de distanciamiento social.

-Mantenimiento de la certificación. Lograr una certificación es un trabajo arduo y de muchas personas, no hay que permitir que la pandemia también nos quite ese esfuerzo.

Cabe mencionar que para asemejar las condiciones lo máximo posible a una auditoria presencial, es responsabilidad del auditor líder y del Ente de Certificación realizar un Plan de Auditoría y una dinámica de auditoría que haga que el proceso se lleve a cabo con visitas a planta/servicios, con entrevistas a todos los responsables de proceso y con pruebas de conexión previas para asegurar que no se pierda tiempo tratando de restablecer la conexión.

-Reducción de la huella de carbono. Como consecuencia de no utilizar medios de transporte para trasladarse al sitio auditado, tanto para el equipo vinculado al Sistema de Gestión, como para el auditor, se reduce el impacto de esta actividad para el medioambiente.

¿Con qué requisitos técnicos debe cumplir una organización para llevar a cabo una Auditoría Remota?

-En primer lugar, la organización debe contactarse con el Ente de Certificación para confirmar que el estándar a certificar (o mantener su certificación) puede ser auditado en esta modalidad. TÜV NORD Argentina deberá hacer una evaluación solicitando a la organización documentación técnica adicional, que denominamos “protocolo de análisis de riesgo para ejecución de auditorías en modalidad remota”.

-En segundo lugar, las personas vinculadas al Sistema de Gestión a auditar deben contar con una cámara web, auriculares y micrófono (o una computadora portátil que posee generalmente este hardware ya integrado), acceso a internet con ancho de banda suficiente. Las auditorías se realizan a través de Cisco WebEx, provisto por el Grupo TÜV NORD.

-Por último, es importante destacar que no es necesario tener toda la documentación escaneada, esta puede mostrarse en vivo a través de la cámara o en su defecto, esta puede escanearse en el momento y enviarse por correo, o bien compartirse mediante los soportes informáticos más habituales como Google Drive, Dropbox, etc.